Technical meeting merupakan pengarahan yang diberikan oleh pihak panitia dalam sebuah kegiatan atau perlombaan agar perlombaan tersebut dapat dimengerti oleh semua orang dan juga pengarahan tersebut diadakan guna membahas berbagai hal teknis selama acara berlangsung di hari H.
Dari kegiatan technical meeting, maka peserta dan panitia lomba dapat menyamakan persepsi serta memberikan pembekalan terkait jalannya perlombaan nantinya. Tujuannya agar lomba berjalan dengan lancar, dan dapat disepakati apa saja syarat perlombaan, ataupun menjawab berbagai pertanyaan dari peserta lomba dalam sesi tanya jawab.
Tips Membuat TM jadi Efektif
Technical Meeting atau TM kadang tidak berjalan secara efektif, atau lebih lama berjam-jam dari waktu yang telah direncanakan. Bisa juga karena terlalu banyak pihak berbicara dan mengubah rundown acara.
Setelah kamu mempelajari apa itu technical meeting, maka kamu bisa mengikuti tips berikut agar acara technical meeting berjalan lancar:
- Buat rapat final dengan memanggil seluruh panitia yang terlibat dalam lomba terlebih dahulu untuk melakukan technical meeting. Finalisasi seluruh rencana yang sudah ada, sehingga semua panitia mempunya pengertian dan pemahaman yang sama untuk setiap perlombaan.
- Pastikan semua pihak datang tepat waktu. Rapat bisa berjalan kurang efektif karena adanya pihak datang terlambat atau rapat belum selesai malah pulang duluan.
- Buat agenda rapat yang baik, contohnya dengan membahas rundown serta tugas masing-masing panitia. Lakukan juga pemeriksaan seluruh ruangan atau lokasi yang nantinya akan digunakan untuk kegiatan.
- siapkan konsumsi seperti snack box atau makanan siang untuk technical meeting.
- Buat dua macam technical meeting. Satu untuk panitia lomba, dan satu untuk panitia lomba bersama peserta lomba.
- Pilih pemimpin technical meeting yang tepat. Pilih orang yang bisa memimpin jalannya perlombaan yang baik karena mempunyai skill leadership yang bagus. Biarkan ia memimpin jalannya kegiatan.
Contoh Peraturan agar Technical Meeting Berjalan Lancar
Dengan mempelajari lebih lanjut tentang apa itu technical meeting dan peraturan yang harus kamu buat agar suasana kondusif, maka kamu bisa menyelenggarakan technical meeting yang efektif. Berikut adalah contoh peraturan yang bisa kamu buat:
- Hanya orang-orang yang diberikan wewenang yang bisa berada dalam ruang technical meeting.
- Masing-masing peserta technical meeting tidak diperbolehkan membuat keributan saat TM berlangsung.
- Alat komunikasi harus dinonaktifkan agar TM tetap lancar saat pertemuan berlangsung.
- Masing-masing peserta TM dilarang melakukan interupsi peserta lain yang sedang berbicara.
- Peserta hanya bisa mengajukan pertanyaan jika moderator sudah mempersilahkan
- Peserta yang melanggar aturan TM akan memperoleh sanksi teguran, dan jika sudah ada teguran sebanyak tiga kali, maka akan dikeluarkan dari ruangan TM oleh panitia.
- Peserta dilarang keluar ruangan TM selama pertemuan berlangsung.
Itulah penjelasan tentang apa itu technical meeting dan beberapa informasi singkat tentang bagaimana agar proses technical meeting berjalan lancar dengan suasana kondusif. Kamu dapat menggunakan informasi ini untuk menyelenggarakan technical meeting pada kegiatan apapun, termasuk saat hendak mengadakan lomba.
