Kamu mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah dokumentasi. Dokumentasi biasanya digunakan pada sebuah acara atau kegiatan bisnis. Dengan adanya dokumentasi, maka terdapat bukti resmi yang dapat digunakan ketika kamu menyampaikan informasi.
Dokumentasi sendiri berarti suatu bentuk kegiatan penyediaan berbagai dokumen dengan memanfaatkan berbagai bukti yang akurat dari berbagai sumber. Jadi, dokumentasi merupakan himpunan dokumen atas suatu subjek tertentu.
Lalu, mengapa dokumentasi penting dan apa saja bentuk dokumentasi yang dapat dilakukan? Mari simak di bawah ini penjelasan lebih jelasnya.
Fungsi Dokumentasi
Secara umum, dokumentasi berfungsi untuk menyediakan informasi terkait isi dokumen. Dokumentasi juga dapat menjadi alat bukti terkait dokumen dan menghindari terjadinya kerusakan pada dokumen.
Dokumentasi juga dapat menjadi bahan penelitian bagi ilmuwan, koleksi dokumen negara, dan juga menjamin keutuhan dari suatu informasi dan data di dalam dokumen.
Bagi perusahaan, dokumentasi sangatlah penting. Hal ini karena dokumentasi dapat berfungsi sebagai catatan perusahaan untuk menjadi instansinya. Penerapan kebijakan dan perencanaan juga memerlukan dokumentasi. Hal ini bisa menjadi pembuktian nantinya dan ada rujukan historis.
Dengan adanya dokumentasi, maka informasi yang diberikan pun akan dianggap lebih kredibel karena adanya bukti akurat di sana.
Jenis-jenis Dokumentasi
Dokumentasi dibagi lagi menjadi beberapa jenis dan dibagi berdasarkan kriteria tertentu.
Dokumentasi Berdasarkan Kegiatan
Di sini, dokumentasi dibagi menjadi 3, yaitu dokumentasi pribadi, dokumentasi niaga, dan dokumentasi pemerintah. Dokumentasi pribadi merupakan dokumentasi yang diperlukan individu, seperti KTP, akta kelahiran, dan ijazah. Dokumentasi niaga menyangkut dokumen yang berhubungan dengan transaksi, seperti kuitansi dan cek. Sedangkan dokumentasi pemerintah merupakan dokumentasi yang berkaitan dengan ketatanegaraan, seperti peraturan pemerintah.
Dokumentasi Berdasarkan Bentuk Fisik
Dari bentuk fisik, terdapat pembagian antara dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat. Dokumen literer adalah dokumen yang disusun secara digambar, ditulis, dicetak, atau direkam. Contohnya film dan buku. Dokumen korporil adalah dokumen yang menyangkut benda sejarah dan umumnya ada di museum, seperti fosil. Selanjutnya adalah dokumen privat. Dokumen ini berupa surat atau arsip yang disimpan dalam sistem kearsipan, seperti surat dinas atau laporan.
Dokumentasi Berdasarkan Fungsi
Dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi dinamis dan dokumentasi statis. Dokumentasi dinamis adalah dokumentasi yang bisa dimanfaatkan langsung untuk menyelesaikan pekerjaan. Sebaliknya dengan dokumentasi statis, dokumentasi statis tidak dapat dimanfaatkan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan.
Dokumentasi Berdasarkan Sifat
Terdapat dua jenis dokumentasi berdasarkan sifat, yaitu dokumentasi tekstual dan dokumentasi nontekstual. Dokumentasi tekstual menggunakan dokumen dengan informasi tertulis, seperti surat kabar. Sedangkan dokumentasi nontekstual berisi dokumen dengan informasi berbentuk gambar, misalnya rekaman video.
Dokumentasi Berdasarkan Jenis
Berdasarkan jenisnya, dokumen dibagi menjadi dokumen fisik dan dokumen intelektual. Dokumen fisik berkaitan dengan ukuran, berat, materi, dan lainnya. Sedangkan dokumen intelektual disusun dengan sumber, isi, cara penyebaran, dan lainnya.
Dokumentasi Berdasarkan Dokumen
Jenis dokumen terbagi menjadi dokumen primer, dokumen sekunder, dan dokumen tersier. Dokumen primer merupakan dokumen yang dikumpulkan langsung dari sumbernya, seperti laporan. Dokumen sekunder merupakan dokumen yang menampilkan informasi mengenai dokumen primer atau bibliografi. Dan dokumen tersier adalah dokumen yang menampilkan literatur dokumen sekunder.
Nah, bagaimana menurut kamu? Jangan lupa untuk mendokumentasikan hal-hal penting ya!
